Ściąga dla początkującego przedsiębiorcy: wykaz kompletu dokumentów niezbędnych dla rejestracji działalności gospodarczej w Niderlandach przez osobę bez meldunku w tym kraju.

22.03.2021

Jeżeli możemy Ci coś doradzić – to po pierwsze: nie licz na łut szczęścia, niedopatrzenie urzędnika czy czar swojego słowiańskiego uśmiechu. Urzędniczka KVK może okazać się urzędnikiem z wąsami a koło fortuny może w danym dniu zawieść.

Idąc rejestrować swoją działalność, skutkującą nadaniem numeru KVK i prawem do aktywizacji numeru VAT – upewnij się, że nie wrócisz do domu z niczym. Praktyka pokazuje, że odmowa rejestracji nie sprawia KVK najmniejszego problemu. Stracony czas i pieniądze pozostają frustracją wyłącznie tego, kto w ocenie KVK nie zadbał o kompletność formalną dokumentów.

Frustracja to nie tylko czas już stracony i poniesione koszty, ale i przyszły czas niezbędny dla doczekania się na kolejny dostępny termin w KVK. Okresy oczekiwania na spotkanie wydłużają się i w średniej wynoszą dziś ok 3 tygodnie, od chwili rezerwacji spotkania online.

A oto lista dokumentów do rejestracji firmy, które nie tylko należy przynieść ze sobą na spotkanie w KVK, ale które winny również zostać okazane w oryginale, muszą być bezbłędne i aktualne (!)

  1. Dowód osobisty/paszport. Koniecznie ważny.
  2. W przypadku braku zameldowania w Niderlandach – potrzebny jest oryginał zaświadczenia o zameldowaniu na terytorium UE (na papierze europejskim bądź przetłumaczone na język niderlandzki/ angielski/ niemiecki przez biegłego tłumacza) i nie starsze niż 1 miesiąc. Ten ostatni warunek musi być spełniony. Przedawnione, nawet o jeden dzień, zaświadczenie skutkować może kolejnym podejściem do rejestracji firmy, na bazie odnowionego aktualnego dokumentu.
  3. Niderlandzki numer identyfikacji podatkowej BSN (Sofinummer). To numer i dokument, który uzyskuje się w holenderskim urzędzie gminy. Szczególną uwagę należy zwrócić na to by adres podany w rejestrze BSN był zgodny z adresem wskazanym w zaświadczeniu o zameldowaniu. Jeśli nasz adres uległ zmianie – najpierw należy nanieść zmiany w elektronicznym rejestrze BSN a dopiero potem rejestrować działalność w KVK.
  4. Karta debetowa/ kredytowa lub telefon z możliwością płacenia zbliżeniowo. Należy je mieć ze sobą jako że opłatę skarbową w wysokości € 51,30 netto można uiścić wyłącznie poprzez terminal płatniczy.
  5. Oryginał podpisanej umowy z FBS24 w języku angielskim.

Najczęściej spotykane „wpadki” w dokumentach rejestracyjnych?

Zdarza się, że w dokumentach z Polski pojawia się tzw. „czeski błąd”. Nie natrafi on na zrozumienie w oczach organów w Holandii.

Zdarza się też, że osoba z aktywnym numerem BSN zapomniała, że w przeciągu ostatnich 15 lat przeprowadziła się 2 razy a nie odnotowała tego w systemie BSN podobnym do polskiego PESEL. Zostanie niemile zaskoczona, kiedy przypomni mu o tym urzędnik, któremu nie zgodzi się adres w rejestrze elektronicznym z tym na zaświadczeniu z Polski.

Wreszcie zdarza się też, że zaświadczenie o zameldowaniu z miesięcznym terminem ważności uzyskane jest przed wyjazdem do Holandii a termin pierwszego możliwego spotkania w KVK odległy jest o miesiąc i dwa dni. Nic na to nie można poradzić poza śledzeniem ewentualnych zmian w agendzie dostępnych spotkań Kamer van Koophandel lub wnioskowaniem o nowe zaświadczenie w Polsce.

Podczas składania dokumentów i rejestracji firmy stanowczo odradzamy…

Zdecydowania odradzamy wszelkich prób rejestrowania działalności kątem u kolegi, który meldunek już ma. Chyba, że jest to jego własna nieruchomość lub że otrzymał od jej właściciela prawo jej podnajmu i to konkretnie w celach prowadzenia działalności gospodarczej.

Rejestrowanie firmy bez zgody właściciela i to który ma prawo takowej udzielić zapowiada kłopoty. Również nie każda firma wynajmująca duże biuro ma prawo jego część podnająć czy zarejestrować w nim biuro wirtualne. Sprawdź zanim podejmiesz ryzykowną decyzję!

Pamiętaj, że na podany w KVK adres przychodzić będzie korespondencja (w tym z KVK, Urzędu Skarbowego, banku) chyba że zarządzisz inaczej i podasz inny holenderski adres do korespondencji. To właśnie z tej przyczyny również osoby z meldunkiem w Holandii korzystają z naszych usług! FBS24 dba o porządek w tradycyjnej korespondencji Klientów oraz przekazywanie im wiarygodnej informacji o jej naturze (czy chodzi o urząd skarbowy? Mandat? Czy też reklamę?). Pamiętaj, że pisma takie przychodzić będą w całości w języku niderlandzkim.

PHOTO: Szkoła zdjęcie utworzone przez wayhomestudio – pl.freepik.com

Kontakt

Skontaktuj się z nami

Jeżeli zainteresowała Cię nasza oferta, zapraszamy do wypełnienia danych za pośrednictwem tego linku - możesz zawrzeć z nami umowę w 15 minut. Jeśli masz pytania, poniżej znajdziesz nasze dane kontaktowe.

Dane teleadresowe

Flex Busines Services BV, Beechavenue 10
1119 PT Schiphol-Rijk, The Netherlands

+31 20 2151370

+31 639 842 291

info@fbs24.nl

Napisz do nas