Tak jak się zapewne Państwo spodziewacie – fakt przynależności Polski do Unii Europejskiej ujednolica sposób wystawiania faktur, a więc i upraszcza rozmowę na ten temat. Wymogi jakie muszą spełniać faktury VAT obowiązują nie tylko w Niderlandach, ale również w pozostałych krajach Unii.

Temat poprawności faktury jest ważny, ponieważ nie tylko naraża na odmowę zapłaty należności przez Klienta, naraża na dodatkowy czas związany z korygowaniem jej – ale i stwarza ryzyko nałożenia na nas kary przez miejscowe organy. W przypadku wystawienia nieprawidłowej faktury w Niderlandach – grzywna może wynosić nawet € 5.278 za każdą nieprawidłowo wystawioną fakturę. Dlatego tak bardzo ważnym jest, aby wystawione faktury spełniały wszystkie wymogi.

Poniżej zamieściliśmy listę wymogów jakie muszą spełniać zarówno pełne jak i uproszczone faktury VAT.

Czym jest uproszczona faktura VAT i kiedy można ją zastosować?

Uproszczoną fakturę VAT można wystawić w przypadku, gdy kwota na fakturze włącznie z podatkiem VAT nie przekracza 100 euro. Jakie elementy powinny się na niej znaleźć?

Elementy uproszczonej faktury VAT:

• data wystawienia faktury;
• nazwisko lub nazwa sprzedawcy towaru lub wykonawcy usługi oraz jego adres;
• dane dotyczące zamówionego towaru lub wykonanej usługi;
• kwota należnego podatku VAT.

Wymogi dla wystawiania pełnych faktur VAT:

Elementy pełnej faktury VAT:

• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy towaru lub wykonawcy usługi;
• numer identyfikacji podatkowej nabywcy w przypadku, gdy mamy do czynienia z przeniesieniem podatku VAT na zleceniodawcę lub w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych;
• nazwisko lub nazwa sprzedawcy towaru lub wykonawcy usługi oraz jego adres;
• nazwisko lub nazwa nabywcy oraz jego adres;
• w przypadku, gdy mamy do czynienia z przedstawicielem podatkowym, jego nazwisko lub nazwa wraz z adresem oraz numerem identyfikacji podatkowej;
• data wystawienia faktury;
• numer kolejny faktury;
• data dostarczenia towaru lub wykonania usługi;
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwa towaru lub usługi i ilość zamówionych towarów;
• cena netto za sztukę zamówionych towarów lub wartość usług netto;
• kwota podlegająca opodatkowaniu wyszczególniona z osobna dla każdej taryfy i każdego zwolnienia z podatku;
• stawka podatku;
• kwota podatku;
• wartość brutto zamówienia lub umowy wraz z informacją o ewentualnych przedpłatach lub zaliczkach;
• w przypadku, gdy faktura wystawiona została przez nabywcę towaru lub usługi, na fakturze winien widnieć tekst: „Faktura wystawiona przez nabywcę”;
• w przypadku, gdy mamy do czynienia z przeniesieniem podatku VAT na zleceniodawcę na fakturze winien widnieć tekst: „VAT przeniesiony na zleceniodawcę”;
• w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych należy umieścić informację o tym zdarzeniu na fakturze;
• w przypadku zwolnienia z podatku należy umieścić informację na jakiej podstawie jest to zwolnienie;
• w przypadku środków transportu należy umieścić informację, czy faktura dotyczy nowego, czy też używanego środka transportu;
• w przypadku zastosowania należy umieścić także informację;
  – „Specjalne zastosowanie systemu VAT dla biur podróży”
  – „Specjalne zastosowanie systemu VAT marża dla towarów używanych”
  – „Specjalne zastosowanie systemu VAT marża dla dzieł sztuki”
  – „Specjalne zastosowanie systemu VAT marża dla przedmiotów kolekcjonerskich i antyków”.

Czy istnieją narzędzia pomocne dla wystawiania faktur?

Dla każdego przedsiębiorcy nieocenioną pomocą będzie jego księgowy. Sprawdzi, skoryguje i zatwierdzi wzór faktury.

Dla tych, którzy mają wystarczający obrót i wartość zleceń oraz potrafią posługiwać się językiem niderlandzkim istnieją narzędzia księgowe z funkcją wystawiania faktur, takie jak Exact czy Reeleezee. Również wiele banków proponuje dziś funkcję wystawiania faktur z poziomu usług dla biznesu.

Każdy sposób jest dobry o ile spełnia warunki opisane powyżej. Wszystkim przedsiębiorcom życzymy powodzenia i jak najmniej kontroli podatkowych!

Materiał opracowano na bazie informacji uzyskanych od kancelarii podatkowej LBEA.

Sprawdź również: Progi podatkowe w Holandii i kwota wolna od podatku